A “munkamániás” könyvelő

Könyvelőként számtalan típusú feladattal kell megbírkózni. Kapcsolattartás ügyfelekkel, papírok rendszerezése, adatrögzítés, ügyintézés a hatóságoknál, telefonálgatás, emailek küldése, különféle szoftverek kezelése. Ráadásul ha saját könyvelőirodát vezet az ember, akkor annak az ügye, marketingje, értékesítése is rá hárul.
Nem csoda, hogy ennyi minden között könnyen elveszik az ember, és azt veszi észre, hogy kora reggeltől késő estig dolgozik, ráadásul a hétvégéi se szabadok.
Szerencsére vannak olyan módszerek, amikkel nem csak vállalkozók, rengeteg mindent végző “szuperemberek” élhetnek a munkaidejük csökkentése, vagy annak okosabb felhasználására érdekében, de a könyvelőknek is nagy segítséget nyújthatnak.

Az idő pénz, mérd!

“A baj az, hogy azt hiszed, hogy van időd.” – Jack Kornfield
Ahogy azt a fenti idézeti is remekül megfogalmazza, az első probléma az, hogy sokszor nem vagyunk tudatában annak, hogy mivel mennyi időt töltünk, és azt gondoljuk, hogy az a 10-20-30 perc, amit valamivel foglalkoznuk, nem is sok, ezért nem is nagyon foglalkozunk vele.
Azonban ha összeadnád, hogy egy hónap során hányszor 10-20-30 percet foglalkozol ugyanazzal a feladattal, ügyfélproblémával, akkor könnyen kiderülhet, hogy folyamatosan ámítod magad, és sokkal de sokkal több időt töltesz ezekkel a teendőkkel.
Az időszűke okozta káosz első lépése lehet, ha mérjük, mire mennyi időnk megy el. Ezzel kapunk egy olyan tiszta képet, amiből aztán ki tudunk indulni. Kiderül, hogy milyen feladatokkal töltünk nagyon sok időt. Ezeket a feladatokat aztán át tudjuk szervezni, esetleg meg tudjuk szűntetni, ha nem éri meg ennyi időt beletenni.
Vagy például az is kiderülhet, hogy bizonyos ügyfelekkel nagyon sok időt kell foglalkoznod, és nem is éri meg neked, hogy annyiért könyveld, amennyit fizet neked.
Én a MyHours (https://myhours.com/) alkalmazást használom az időm követésére. Ez egy online alkalmazás, teljesen ingyenes. Előre be tudsz állítani mindenféle kategóriát, amiket külön szeretnél mérni. Így például meghatározhatsz feladattípusokat, ügyfeleket is. Hó végén pedig láthatod, hogy mennyi időd megy el mondjuk arra, hogy emaileket írsz az ügyfeleknek, hogy küldjék már el az anyagokat. Vagy mennyi időd megy el egy konkrét ügyfél megkapott anyagának rendszerezésével, majd aztán annak adatrögzítésével. Vagy mennyi időd megy el havonta a bérszámfejtéssel. Vagy mennyi időt töltesz az ügyfélkapuban, mondjuk az üzenetek kezelésével.
A MyHours segítségével informatív havi kimutatásokat tudsz készíteni, amiből egyből kiderül, hogy mivel mennyi időt töltesz, és hol kell valamit változtatnod annak érdekében, hogy kevesebbet és hatékonyabban tudj dolgozni.

Feladatok kötegelése

Számtalan kutatás megállapította már, hogy hihetetlenül nagy időveszteség számunkra, amikor átváltunk egy másik feladatra. Egyszerűen az agyunknak kell akár 20 perc is, mire az egyik feladatról átkapcsol a másikra, mielőtt újra fókuszáltan, hatékonyan, gyorsan tudna működni.
Képzeld el, hogy mi történik, amikor óránként, vagy akár még rövidebb időnként váltogatsz új feladatokra! Az mindig 20 perc veszteség a hatékony munkavégzésedből, ami alatt lassabban és pontatlanabbul dolgozol, valamint gyorsabban kifáradsz.
A megoldás az, hogy kötegelni kell az azonos típusú feladatokat. Sokan ezt olyan szinten űzik, hogy bizonyos napokon végig csak egy típusú feladatra fókuszálnak. Például hétfő az adatrögzítés, kedd az ügyfelekkel való kapcsolattartás napja.
A javuláshoz persze nem szükséges ennyire szétbontani. Elég, ha kiiktatod az egy-két óránál rövidebb feladattípusokat. Ezeket csoportosítsd, és tervezd be őket egy közös időblokkba. Például délelőtt csak azzal foglalkozol, hogy rendezed az ügyfelek beérkezett anyagait.
Ha sikerül egy ilyen rendszert kialakítanod, akkor azzal sokkal több olyan időt fogsz munkával tölteni, ami alatt hatékonyabb és gyorsabb leszel. Ez nemcsak rövidebb munkaidőhöz vezet, de mivel az agyadnak kevesebbet kellet váltogatnia, nap végére kevésbé is leszel lefáradva.

Fókusz van, multitasking nincs!

Korábban nagy divat volt a multitasking, vagyis hogy egyszerre több feladatot végezzen az ember. Az volt a menő, ha valaki nagyon “hatékonyan” egyszerre beszél telefonon az ügyféllel, közben rögzíti be az adatot, és két mondat között még eszik is egy falatot az ebédjéből.
Szerencsére mára már több tudományos elemzés bebizonyította, hogy ez nemhogy nem igaz, de a multitasking egyenesen káros a hatékonyságra nézve! Aki egyszerre több dolgot csinál, az mindent lassabban csinál, valamint kevésbé végez precíz munkát. Összességében tehát több idő alatt csinál meg rosszabb minőségű munkát, ráadásul a végére még teljesen le is fárasztja az agyát.
A megoldás itt nagyon egyszerű, egyszerre egy dolgot szabad csak csinálni!
Persze, az agyunk sosem pihen, és mindig jönnek a zavaró gondolatok.
“Hú, ezt elfelejtettem, csak gyorsan megírok valamit az ügyfélnek.”
“Ó, hát amíg beszélek a szószátyár ügyfelemmel, közben igazán le tudok könyvelni pár számlát.”
Ilyenkor vétjük a hibákat, esünk ki a hatékony munkavégzésből, és terheljük le agyunkat az indokoltnál jobban. Az ilyen gondolatoknak ellen kell állni. Az elején nem biztos, hogy könnyű lesz, de mint mindent, idővel meg lehet tanulni ezt is. Ha pedig olyan jut eszünkbe, amit nem akarunk felfelejteni, inkább írjuk fel valahova, és csináljuk meg majd később. Ezzel az agyunk se fog kattogni rajta tovább, mi pedig tudjuk folyatatni a hatékony munkánkat.
Remélem, a fenti 3 tippel neked is tudtam segíteni! Egy további nagyon hasznos időmegtakarító módszert szeretnék még említeni. Ez pedig, hogy váltsuk ki szoftverekkel a kézi munkánkat.

Ne dolgozz feleslegesen!

SkyCont letölti az összes ügyfélkapus értesítési tárhelyedre érkezett üzenetben küldött pdf-et teljesen automatikusan, cégenként rendszerezve! Ráadásul most ingyen ki tudod próbálni!

Állítsd be, hogy melyik üzenettípusokat szeretnéd lementeni, és onnantól akár többszáz olvasatlan üzenetet is adminisztrálhatsz egyetlen kattintás nélkül!

A kényes üzenetekről pedig külön emailes riasztást kérhetsz, így ezek biztosan nem kerülik el a figyelmed!

Így akár órákat is megspórolhatsz az adminisztráción! Jól hangzik?

Nézd meg, hogy is működik, és kérd az ingyenes próbaidőszakot!