A legtöbb könyvelőirodában a szabadság így néz ki: a főnök elmegy, de visszajön egy héttel később, és napokat tölt azzal, hogy kideríti, mi maradt el.
Nem volt katasztrófa. Csak:
- egy cégkapus üzenet, amit senki nem látott időben
- egy ügyfél, aki felhívta a kollégát, de a kolléga nem tudta megmondani, mi a helyzete
- egy határidő, ami csúszott, mert „azt hittük, te intézed”
Ez nem a munkatárs hibája. Ez annak a jele, hogy az iroda jelenleg nagyrészt a vezető fejében létezik – nem egy rendszerben.
Ez a cikk arról szól, hogyan lehet ezen változtatni. Négy lépésben, a szabadság előtti hetekben.
Mi van most csak a te fejedben?
Ha most megkérnénk, hogy írj fel minden olyan dolgot az irodában, amit jelenleg csak te tudsz – hány oldal lenne?
Nem azt, amit mások nem csinálnának meg. Hanem amit mások nem tudnának megcsinálni, mert az információ sehol nincs leírva. Ilyen például az a speciális megjegyzés, hogy „havi 30-án hívd, akkor szokott ráérni”. Vagy a cégkapu belépési adatok, amiket csak te ismersz. Vagy az a bevallás, amit te töltesz ki kézzel, mert az ügyfél rendszere nem kompatibilis.
Ezek nem bajok. De nyaralás előtt ezek a kockázatok.
Három kérdés, amire érdemes válaszolni:
- Melyik ügyfeleknél van olyan speciális tudásod, ami csak a te fejedben van?
- Milyen rendszeres feladatok futnak úgy, hogy csak te tudod, mit, mikor kell csinálni?
- Ki az a személy, aki „tartja” az irodát, amíg nem vagy ott?
Heti feladat #1: Írj fel minden olyan dolgot, amit jelenleg csak te tudsz elvégezni. Mindegyikhez jelöld meg: ki lehetne a helyetted, és mit kellene megtanulnia?
Delegálás és rálátás
A delegálás legnagyobb akadálya nem az, hogy nincs kinek átadni. Hanem az, hogy egyszer már rosszul sült el.
„Megkértem a kollégát, aztán mégis én rendeztem meg.”
Ez általában nem a kolléga hibája. Azért volt, mert:
- a feladat nem volt pontosan leírva
- nem volt megnevezett határidő
- nem volt megnevezett felelős, csak „majd valaki megnézi”
Ha ezek megvannak, a delegálás működik. A rálátás pedig azt jelenti: tudod, mi van folyamatban – anélkül, hogy te csinálnád.
Heti feladat #2: Vedd végig a jelenlegi nyílt feladataidat. Mindegyiknél döntsd el: ki tudná elvégezni nélküled? Ha valamelyiknél nem jut eszedbe senki – azzal kell először foglalkozni.
Ha már most látod, hogy jól jönne egy rendszer, ami összefogja a feladatokat, próbáld ki a SkyContot 14 napig ingyen!
Automatizmusok beállítása
A könyvelőiroda egyik legnagyobb stresszforrása nem az, ami megtörténik – hanem az, ami megtörténhet.
„Mi van, ha jön egy cégkapus üzenet, és senki sem veszi észre?”
„Mi van, ha lejár egy határidő, és nem volt ott senki, aki figyeljen?”
Ezek nem alaptalan félelmek. De nem azért kell ott lenned, hogy elkerüld őket – hanem azért, mert eddig nem volt más, aki figyeljen.
Amit érdemes automatizálni szabadság előtt:
- Cégkapu figyelés: ha jön egy üzenet, a rendszer szól – nem kell belépni és manuálisan ellenőrizni
- NAV / ÜPO határidők: adótartozás, hiányzó bevallás automatikusan jelezve, nem csak akkor, ha rájuk nézel
- Reggeli briefing email: a helyettesed is kapja – reggel tudja, mi a napi teendő, anélkül, hogy felhívná valaki
Ha ezek automatikusan futnak, nyaralás alatt nem kell egyszer sem bejelentkezni azért, hogy megbizonyosodj: minden oké.
Heti feladat #3: Ellenőrizd: minden ügyfélre be van-e állítva a cégkapu figyelés? Ha valamelyiknél hiányzik, pótold még a szabadság előtt.
Nyár előtti ellenőrzőlista
Az utolsó hét mindig kapkodással telik – mert azt gondoltuk, ráér majd akkor. Ez a lista azért van, hogy ne akkor kezdj el gondolkodni, amikor már a repülőjegyed a kezedben van.
Az 5 legfontosabb dolog szabadság előtt:
- Ügyfelek értesítve – legalább 1 héttel előtte
Ne az automatikus out-of-office üzenetből derüljön ki. Akiknél a szabadság ideje alatt valami esedékes, azokat személyesen kell értesíteni. Kit keressenek helyetted. Mikor vagy elérhető megint.
- Helyettes felkészítve – írva is
„Ő tudja” – ez nem elég. Legyen leírva, mit tud. Az ügyfélspecifikus megjegyzések különösen értékesek: ki mire érzékeny, mi a szokásos kérése.
- Automatikus figyelések beállítva
Cégkapu, NAV, ÜPO – minden ügyfélre, minden fiókra. Ha ezek futnak, a határidők és az üzenetek nem maradnak észrevétlenül.
- Sürgős határidők rendezve előre
Ami a szabadság alatt esedékes, azt előre el kell intézni. Nem mindig megoldható – de mindig érdemes végignézni.
- Visszatérési napirend megvan
Az első nap ne legyen teli ügyféltalálkozókkal. Hagyj időt arra, hogy visszaolvasd, mi történt.
Heti feladat #4: Másold ki ezt a listát, és jelöld be a naptáradba, mikor végzed el az egyes pontokat.
Hogyan kezdd el?
Ha ezt a cikket olvasva az az érzés támadt benned: jó lenne, ha mindez automatikusan menne – a SkyCont pontosan erre való!
→ Próbáld ki 14 napig ingyen, kötelezettség nélkül!