Ha könyvelő vagy, olvasd el ezt a bejegyzést! Mert akár könyvelőirodát vezetsz, akár ott dolgozol, sőt, ha egyéni vállalkozóként foglalkozol könyveléssel, ezek a témák érintenek. Ezek azok a kérdések, problémák, melyekkel nem csak szembesülni fogsz, vagy szembesültél már, de megoldásuk nélkül nem juthatsz előrébb.
Könyvelés és vállalkozás egyszerre?
Egy könyvelőnek minden pénzügyekkel, ügyvitellel kapcsolatos dologhoz értenie kell, ráadásul a legfrissebb jogszabályokkal, az azokkal kapcsolatos határidőkkel is tisztában kell lennie. Nehéz jó könyvelőnek lenni.
Azonban egy vállalkozónak is rengeteg mindenhez kell értenie. Az üzlethez, a marketinghez, a sales-hez, a vállalkozását érintő jogszabályokhoz, a logisztikához, a menedzsmenthez.
Tehát jó vállalkozónak is nehéz lenni.
Ha pedig összeadjuk a kettőt, akkor szinte átláthatatlanná válik a feladatok összessége. Vállalkozó könyvelőnek lenni tehát talán az egyik legnehezebb terep.
De ez a bejegyzés remélhetőleg segíteni fog! Már azzal is fejlődsz, ha néhány mondat gondolatébresztően hat rád. Ha egy lépést teszel meg, már azzal az egy lépéssel is előrébb vagy!
Ahogy a fenti tartalomjegyzéken keresztül jól láthatod, a bejegyzés igyekszik minden olyan problémát érinteni, amely a vállalkozásszervezés és a könyvelés találkozását, egy könyvelőcég kezelését érinti. Főleg az ügyfélszerzésre, ügyféltámogatásra, majd az időmenedzsmentre és a folyamatok kezelésére térünk ki. Mert amikor elindít valaki egy kisvállalkozást, akkor az egyik legfontosabb lépés a saját folyamatok kialakítása, és minél hatékonyabb megszervezése, valamint az ügyfélszerzés rendszerének kiépítése. Ha ezek a folyamatok hatékonyak, akkor lehet tovább építkezni, majd folyamatosan bővülni. Viszont akármilyen tehetséges és pontos könyvelő lehetsz, ha ezek az alapok nincsenek meg, akkor nem lesz sikeres a vállalkozásod. Akárhol is tartasz épp a vállalkozás építésében, biztos, hogy ebben a bejegyzésben találsz olyan pontot, amely érinthet téged. Amit újragondolhatsz, átszervezhetsz, megszervezhetsz.
Ügyfélszerzés és marketing
Azt gondolod, hogy egy könyvelőnek nincs szüksége marketingre? Azt gondolod, hogy az ügyfelek majd ajánlások alapján fognak téged megtalálni? Mert egy könyvelő nem hirdet, sőt, felesleges online jelen lennie? A 21. században ez nem így működik. Persze az ajánlásokra és a jó hírnévre is szükség van, de mindezt el kell helyezni legalább részben az online térben. Ha jó stratégiát állítasz össze, akkor nagyon jó ügyfélkört tudsz kialakítani, amely megfelelő ütemben bővül. Megmutatjuk, hogyan!
Hogyan szerezz ügyfeleket online?
Az ügyfélszerzést érdemes nagyrészt online végezni, hiszen a legtöbb vállalkozó használja az internetet, ott tájékozódik, ezért kiváló terep arra, hogy megtaláljátok egymást. Ehhez elég tudatosan használnod a rendelkezésre álló platformokat. Ehhez szükséged van egy jó stratégiára, amely a marketingtölcsérre épül.
A lényeg, hogy ki kell építened az online jelenléted, hogy minél több vállalkozó találjon meg téged, lehetőleg olyan vállalkozók, akik könyvelőt keresnek. Ehhez szükséged van egy jó honlapra, amely gyorsan tölt be, átlátható a felépítése, és igényes a stílusa. Nem kell semmit túlgondolni, manapság úgyis a minimal design a divat az online térben, hiszen az emberek rengeteg vizuális információt kapnak ezen a terepen. Az átlátható oldalakat szeretik, amely egyértelmű, jól olvasható, tehát letisztult. Az oldal ne legyen lassú, és az is számít, hogy telefonra is optimalizálva legyen.
A könyvelők marketing-tölcsére
A weboldal tehát mindennek az alapja. Itt ismerik meg a vállalkozásodat. Érdemes bemutatkozni, hogy bizalmat építs. Írhatsz arról, hogy hogyan dolgozol, miért lesz elégedett az, aki nálad könyveltet? Hányan vagytok a cégnél, milyen módszereid vannak, bármi olyasmi, ami szerinted fontos lehet, és értéket közvetíthet. Emellett érdemes akár blogot is vezetned, vagy facebook oldalt létrehoznod. Ezek azok a csatornák, melyeken keresztül edukálni tudod a követőidet. Akik az ügyfeleid lehetnek, de ha már azok, akkor is számít, hogy értéket adsz nekik.
Milyen értéket tudsz adni nekik? Tájékoztatást, pénzügyi kultúrát, szakmai tippeket, esetleg figyelmeztetést a határidőkkel kapcsolatban, olykor pedig a témádba vágó szórakoztató tartalmakat. Ezeknek nem kell elrugaszkodnia a fő témától, a könyveléstől.
A látogatókat persze először meg kell szerezni, erre alkalmas lehet a facebook, bár az organikus elérések gyengesége miatt inkább a hirdetéseket ajánljuk, akár egy-egy facebook poszt kiemelésével, de ennél összetettebb hirdetéstípusokkal is próbálkozhatsz.
Ha már van elég látogatód, akkor érdemes aktiválni őket. A céged méretén múlik, hogy szükség lehet-e email lista építésére, de ha fejlődni szeretnél, akkor érdemes email címeket gyűjtened. De a legfontosabb a konverziógyűjtés, melyhez szükség van olyan posztokra, bejegyzésekre, hirdetésekre, amelyek landingoldalra visznek, ahol elmagyarázod egy nagyon jól megírt szövegben az ügyféljelöltek számára, hogy miért érdemes hozzád jönniük, veled, veletek végeztetnie a cége könyvelését!
Persze mindez a 100%-ban ideális marketing, ahhoz, hogy mindezt ki tudd építeni és fenn tudd tartani, el kell érned egy szintet. Amíg ez nincs meg, érdemes szelektálni. A jó weboldal legyen meg, és érdemes a számodra legegyszerűbb és legolcsóbb módon gyűjteni a követőket, és terelni őket a tölcsér aljára, az értékesítéshez, azaz esetedben a partnerré váláshoz. Minél több mindent csinálsz a felsoroltakból, annál sikeresebb lesz a marketinged, és annál jobban fog fejlődni a céged. Annál több ügyfeled lehet, ráadásul számodra megfelelő ügyfeled, és ahogy nő az ügyfelek száma, úgy nőhet a könyvelőké is.
A marketinget csinálhatod magad is, idővel pedig, ahogy fejlődsz, akár ki is szervezheted. Ha mindezek megvannak, garantáltan meg fognak találni téged a tökéletes ügyfelek.
Milyen a tökéletes ügyfél, és hol találod meg?
Azt, hogy milyen a számodra tökéletes ügyfél, neked kell megfogalmaznod. A marketing válasza erre a kérdésre a buyer persona, azaz a célközönség. De valójában felesleges belemenned mindenféle demográfiai adatba, és professzionális, olykor túlgondolt célközönséget alkotnod. Egyszerűen gondold végig azokat a tulajdonságokat, amely a számodra megfelelő ügyfeleket jellemzi, akikkel könnyen, hatékonyan, kényelmesen tudnál együtt dolgozni.
Gondold át az ügyfelek bevételét, a cég méretét, azt is kitalálhatod, hogy sok egyszemélyes egyéni vállalkozót szeretnél az ügyfélkörödbe, vagy inkább kevesebb nagyobb céget. Mindent gondolj végig alaposan, mentalitással, cégtípussal, minden számodra fontos aspektussal együtt. Majd határozd meg, hogy pontosan mit szeretnél. Mostantól ők lesznek a célcsoportod: az ideális ügyfél. Őket szólítod meg a blogban és a posztokkal, rájuk célzol hirdetéseket, az ő problémáikra kommunikálsz megoldást az online térben.
Az ideális ügyfél persze nem csak marketing célzás szempontjából fontos. Az is számít, hogy ilyen ügyfelek legyenek majd végül a valós partnereid is, és rájuk rendezkedj be a munkafolyamatok során is.
Ügyféltámogatás: hogyan oldd meg
Mi az az ügyféltámogatás? Mi most az ügyfelek gondozását, figyelemmel követését, de a megfelelő könyvelői, vagy vállalkozói hozzáállást is értjük alatta. Nézzük meg részletesen!
Mit csinál egy jó könyvelő?
Egy jó könyvelő, ahogy bármilyen jó vállalkozó, akinek ügyfelei vannak, gondozza azokat. Folyamatosan kapcsolatban van velük, azzal az ügyféllel is, aki nem keresi folyton, nem “hangos”. Mert hosszútávon senkinek nem tesz jót, ha felületes a kapcsolatotok. Ezért fontos, hogy legyél elérhető az ügyfeled számára. Kereshessen, ha kérdése van, hívd vissza, ha keresett. Folyamatosan kommunikáld felé, hogy a havi kötelező anyagok leadásán túl is elérhető vagy számára.
Sőt, érdemes jogszabályváltozások esetén például, de bármilyen őt érintő hasonló szituációban tájékoztatni őt a részletekről. Érezze, hogy nem csak a havi kötelezőn szeretnél túllenni, hanem támogatod őt. Mivel ő nem ért a számvitelhez, könyvvitelhez, sőt, olykor a jogszabályokhoz sem, fontos, hogy tőled tudja meg, ha valamin például változtatnia kell. Ha úgy gondolod, hogy adózási formát kell váltania, esetleg valami más, amire szakmai rálátásod van, nem olyan hatékony nála, mint amennyire lehetne, akkor jelezd neki.
A megfelelő ügyfélkapcsolathoz hozzátartozik tehát a folyamatos kommunikáció. Ez persze azt is jelenti, hogy folyamatosan tájékoztatod a határidőkről, folyamatosan követeled rajta, hogy mindent időben adjon le. Hiszen egyikőtöknek sem jó, ha megbírságolják a cégét.
Hogyan csinálja mindezt egy jó könyvelő?
A megfelelő ügyfélmenedzsment tehát az alapja annak, hogy jó vállalkozó, és jó könyvelő legyél. Itt azonban nem csak a folyamatos kapcsolattartásra gondolunk, hanem arra is, hogy az ügyfelekkel kapcsolatos havi folyamatokat hatékonyan tudd kezelni és át tudd látni. Ehhez több dologra van szükséged:
Az ügyfélköröd mérete és az ügyfelek száma
Egyrészt számít, hogy pontosan annyi ügyfeled legyen, amennyit megfelelő minőségben tudsz gondozni. Számold ki a számodra optimális ügyfélszámot, és úgy alakítsd ki az áraidat is, hogy megérje számodra. Persze mivel az ügyfelek minden figyelmet megkapnak tőled, ezért nekik is megéri.
Gondolj bele, ha nem vagy folyamatosan elúszva a határidőkkel, nem jönnek a bírságok azért, mert kicsúsztak a kezedből a dolgok, sőt, nem az utolsó pillanatra vannak hagyva a határidők -sokszor az ügyfelek miatt- hanem kiegyensúlyozottan osztod be az időd, és elég figyelmet kap mindenki, akkor elégedettek lesznek veled. Sőt, az ügyfeleid nagy eséllyel így tovább is fognak ajánlani. Ráadásul az ár szűrőként még az ügyfelek minőségét is meghatározza. Ha az adott áron maximálisan elégedettek a szolgáltatással, sőt, akár bőséges cserét, azaz alkalmanként egy-két tanácsot, többletfigyelmet is kapnak tőled, mert az időbeosztásodból fakadóan megteheted, akkor biztos, hogy megmarad az ügyfélköröd, sőt, bővülni is fog.
Tehát ahelyett, hogy két ügyfeled lenne alacsony áron, legyen egy, magasabb díjon, de az az egy kapjon tőled sok figyelmet, törődést, olykor bőséges cserét, ami azt jelenti, hogy kicsit többet adsz, mint amennyit kér vagy kellene, azonos áron. Legyen tehát prémium a szolgáltatásod, minden szinten.
Az ügyfélkezelés kulcsa: időbeosztás
A hatékony időbeosztás azért szükséges, hogy kevesebb felesleges idő menjen el egy-egy ügyfélre. Ez nem azt jelenti, hogy kevesebb figyelmet kap, hanem azt, hogy a jó időbeosztás miatt kevesebb energiádba kerülnek a vele kapcsolatos folyamatok. Az időbeosztásról a következő bekezdésben mesélni fogunk. De az ügyfelekkel kapcsolatos időbeosztás egyik legfontosabb pontja a határidők betartatása. Ezen csúszhat el minden, te is. A legprofibb könyvelőcégek már szerződéskötéskor beleírják a határidőket feltételek közé. Ezekre folyamatosan figyelmeztetni kell az ügyfelet. Ráadásul a határidő előtt jóval hamarabb érdemes bekérni az adatokat. Ha ezt jól tudod szervezni, akkor még az évvégi zárások sem lesznek annyira kezelhetetlenek.
Mindehhez persze hozzátartozik, hogy számodra ideális ügyfelek alakítsák az ügyfélkörödet. Valószínűleg a te esetedben az ideális ügyfél tartja a határidőket.
Ha már nagy könyvelőirodád van, és megfelelő bevételed, akkor akár ügyfélmenedzsert is felvehetsz erre a pozícióra. Az ő feladata lehet az ügyfelekkel kapcsolatos folyamatos kommunikáció és adminisztráció, sőt, akár az ügyfelek sales típusú gondozása is.
CRM rendszer
A folyamatok és az ügyfelek, valamint a velük kapcsolatos problémák hatékony kezelésére érdemes CRM rendszert használnod. Egy ilyen szoftverben ügyféladatlapokat kezelhettek, feladatokat oszthattok meg egymással, és az ügyféllel kapcsolatos folyamatokat is könnyen tudjátok szervezni és átlátni. Ha nagyobb könyvelőcéged van, akkor érdemes ilyen szoftvert használnod. Automatikus üzeneteket is tudsz küldeni a határidőkről, valamint a szerződéseket is tudod kezelni.
Fontos megérteni, hogy a folyamatok, a napi, heti, havi munkák tudatos és minél hatékonyabb beosztása és megszervezése a sikeres munka alapja, főleg egy könyvelőirodában. Ehhez egyrészt CRM-re lehet szükséged, másrészt azonban fontos, hogy a 21. században élj: ne csak az ügyfélnyilvántartás, de a könyvelés területén is olyan hatékony programokat használj, amelyek megkönnyítik a mindennapi munkádat.
Időmenedzsment vállalkozó könyvelőként
Az időmendzsment lényeges eleme a könyvelői munkafolyamatok szervezésének. Ezért nagyon fontos a tudatosság és a priorizálás. A folyamatok optimalizálásában nagyon sokat segíthetnek a különböző szoftverek, melyeket könyvelőknek fejlesztettek ki, és segítenek az egyes tevékenységek levezénylésében.
Ahhoz, hogy megfelelően tudd vagy tudjátok tartani a határidőket, ahhoz, hogy megkapják az ügyfelek azt a pluszt a szolgáltatásotokon keresztül, melyre fentebb utaltunk, ahhoz, hogy a lehető legátláthatóbbak legyenek a munkafolyamatok, priorizálásra van szükség. Az időmenedzsmentre és a feladatpriorizálásra többféle elmélet és modell létezik.
Például ott a Pareto-elv, melyet az időmenedzsmentre is rávetíthetünk. Eszerint a feladataid 80%-át az időd 20%-ban el tudod végezni. Azonban a feladataid 20%-ára az időd nagyrésze rámehet. Ezt vedd figyelembe a feladatok priorizálása során.
Hasznos a Stephen Covey szerinti fontos-sürgős mátrix. Ez alapján négy kategóriába osztod a feladataidat. A legnagyobb prioritást a fontos és sürgős ügyek kapják. Ha ezekkel végeztél, akkor a fontos, de nem sürgős, azaz hosszútávú tervezést igénylő feladatok következnek. Nem, nem arról van szó, hogy mindet pipáld ki, de a napi, heti munkád nagy arányban foglalkozzon ezekkel a feladatokkal, különben folyamatosan félresöpröd őket, és nem leszel elég hatékony.
Ezután persze a nem fontos, de sürgős feladatok következnek, melyek gyakran kibillentenek a munkádból. Ezeket a feladatokat minimalizálni kell.
A nem fontos és nem sürgős feladatokat érdemes elhagyni, ezek a felesleges dolgok, melyek esetleg egy régi rutin részei. Sok idő mehet el velük, mely a hatékonyságot csökkentik.
Mindezeknek, és a megfelelően megválasztott hatékonyságnövelő szoftvereknek köszönhetően nagyot lendülhet előre az munka menedzselése.
Digitális könyvelés
A digitalizáció nem csak a munkafolyamataidat teheti átláthatóbbá és egyszerűbbé, nem csak megszabadít az operatív feladatok nagyrészétől, hanem az árbevételedet is növeli.
Minél több feladatot adsz át a digitális platformoknak, annál sikeresebb lehetsz. Ugyanis a jól megszervezett munkafolyamatok, és az ezekre felfűzött, tudatosan és okosan megválasztott könyvelőprogramok segítségével a munkád sokkal gyorsabb és pontosabb lesz.
A jól felépített automatizmusokkal nem csak időt spórolsz, melynek köszönhetően sokkal több ügyfeled lehet, mint korábban, hanem a munka is gördülékenyebb lesz. Szerencsére kisebb lesz a hibázás lehetősége is. Az adatok nagyobb biztonságban vannak, főleg, ha felhő alapon tárolod őket, illetve minden visszakereshető lesz. Minden olyan feladat megoldható lesz, amihez nincs szükség az emberi tényezőre.
Tehát az olyan munkákra, tevékenységekre fog redukálódni a napi rutinod, amely nagy eséllyel a te szemedben is a legizgalmasabb részei a szakmádnak: a szakértelmedre, a problémamegoldó gondolkodásodra.
Azok, akik ezt hamar felismerték, és elől járnak, és a lehető leghatékonyabb módon próbálják kihasználni azt, hogy a könyvelőszolgáltatások piaca nagymértékben digitalizálódik, nagy eséllyel óriási versenyelőnyhöz jutnak, és jelentős növekedés jellemzi majd (vagy már most) a vállalkozásukat, minden területen.
Ezért minél hamarabb csatlakozz azok csoportjához, akik a digitális megoldásokat választják. Mert az innovatív emberek nyerik meg a versenyt, még a könyvelő vállalkozások esetében is, sőt, jelenleg ezen a piacon kifejezetten jellemző ez a jelenség. Több olyan alkalmazás és szoftver létezik, amely megkönnyítheti a mindennapokat. Itt van például a SkyCont ügyfélkapus üzeneteket válogató programja, amely rögtön napi több órányi munka alól szabadít fel!
Ha a bejegyzésben olvasott tanácsokat, legalább egy részüket megfogadod, vagy legalább elkezded átszervezni a munkafolyamataidat, az ügyfélszerzést és a marketinget (persze csak ha nem így csináltál eddig is mindent), akkor biztos, hogy pár hónapon belül látni fogod az eredményt, számokban is.
Források:
Richard Koch: A 80/20 elv
Dr. Stephen Covey: A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása