Így spórolj időt az ismétlődő feladatokon!

Újra és újra

Ebben a cikkben egy olyan módszert szeretnék nektek bemutatni, amivel fel lehet gyorsítani az ismétlődő feladatok elvégzését. Ráadásul a módszer alkalmazásával ezen feladatok kevesebb döntést is igényelnek, így nem csak az időnket, de a minden egyes döntéssel csökkentő akaraterőnket, energiánkat is megspóroljuk. Plusz egy előny, hogy az eredmény segítségével sokkal könnyebben át tudjuk majd adni az adott feladatot valaki másnak, így a felszabadult extra időt a fontosabb feladatokra tudjuk fordítani.

SOP, avagy sztenderdizált működési folyamatok

A módszert sokfelé használják a világon, mindenféle iparágakban és céges környezetekben. Legyen szó akár egyszemélyes vállalkozásról, akár giga multiról, mindenki egyaránt profitálhat belőle.

Röviden az SOP (standard operating procedures – sztenderdizált működési folyamatok) módszer lényege az, hogy az ismétlődő feladatokra meg kell határozni, és rögzíteni kell egy olyan munkamenetet, melyet mindig elő tudunk venni, amikor az adott feladattal találkozunk.

Hogyan segít ez nekünk megtakarítani egy kis időt?

• a szamárvezető segítségével gyorsabban tudjuk elvégezni a feladatot
• nem kell újra elővennünk az agyunk valamelyik bugyrából a megoldást, hanem ott lesz a kezünkben
• nem kell kutakodni megint a megoldásért jogszabályokban, interneten, mert korábban már minden szükséges infót, hasznos linket összeírtunk
• nem felejtünk el semmit megcsinálni, mert lépésről lépésre le van írva minden teendő
• könnyebb ellenőrizni a munkát, mert le van jegyezve az összes szükséges ellenőrzendő tétel
• be tudjuk időzíteni a feladatot olyan napszakra, amikor nem vagyunk kreatívak, mivel a gondolkodás nélkül végre tudjuk hajtani a leírt lépéseket
• ha kidolgoztuk a folyamatot, át tudjuk adni egy beosztottnak, esetleg külsősnek úgy, hogy minden egyértelmű lesz számukra

Mikor jöhet jól az SOP?

Az SOP mindig segítségünkre lehet, amikor ismétlődő feladatokkal találkozunk. Kiemelten akkor érdemes SOP-t készíteni, amikor a feladat nem napi rendszerességű, hanem csak heti, havi, vagy akár csak évente egyszer kell elvégeznünk. Minél ritkább, annál több időt kell ráfordítanunk minden egyes alkalommal arra, hogy ismét kitaláljuk, hogyan is kell végrehajtani az adott feladatot.

Ilyen eset lehet például egy olyan cég iparűzési adójának bevallása, aki kisebb településen adózik. A településnek megvannak a saját nyomtatványai, ami a honlapjukon nehezen megtalálható oldalon érhető el letöltésre. Ha nincs SOP-nk, akkor minden évben elszöszölhetünk azzal, hogy megint megkeressük, hogy honnan is kellett letölteni azt a nyomtatvány, ki kell találnunk, hogy még csak kézzel írt nyomtatványt fogadnak-e el, vagy elektronikusan is ki lehet-e tölteni. Valahonnan elő kell szednünk, hogy milyen címre kell postáznunk stb.

Ha van SOP-nk, akkor minden ilyen szükséges információ össze van írva. A link, ahonnan a nyomtatvány letölthető, a cím, ahova küldeni kell. Az SOP segítségével így sokkal könnyebben és gyorsabban végzünk ezzel a feladattal.

Másik példa lehet esetleg az év végi teendők. Amiből van jópár, ezt mind fejben tartani, és onnan dolgozni rengeteg gondolkodást jelent, ráadásul a hiba lehetősége is igen jelentős. Az SOP-ban viszont szépen le lehet írni minden egyes lépést, elkészítendő dokumentumot, mit kell az ügyféllel aláiratni stb. Ha készítünk egy ellenőrző listát, akkor egyszerűen csak azon kell végigmennünk, hogy biztosan ne maradjon ki semmi.

Ez mind jól hangzik, de én hogy kezdjem el?

Jogos a kérdés. Ott állsz egy nagy halom feladattal, ami kitölti minden napodat. Hogy tudnád ezt SOP-kba rendszerezni?

Az SOP bevezetése három lépcsőből egyszerűen megoldható:

1. Felismerés
2. Rögzítés
3. Felhasználás

Felismerés

Az első lépés, hogy bármit csinálsz, gondolj bele, hogy vajon az egy ismétlődő, sztenderdizálható feladat-e. Nem minden az, és nem mindenre érdemes SOP-t csinálni. Ha minden nap elvégzed azt a feladatot, akkor már úgyis fejből, gondolkodás nélkül megy. Viszont minél több ismétlődő feladatra készítesz SOP-t, annál nagyobb előnyökkel fog járni a módszer.

Rögzítés

Amikor felismerted, hogy olyan feladat áll előtted, amit remekül lehetne sztenderdizálni, és legközelebb már az SOP segítségével sokkal könnyebben menne, azonnal kezdd el rögzíteni az egyes lépéseket. Lényeges, hogy akkor készítsd az SOP-t, amikor éppen végzed a feladatot! Ezzel egyrészt biztosítod, hogy minden lépést rögzítesz, amire később már lehet, hogy nem emlékeznél. Másrészt kizárod annak a lehetőségét, hogy elmaradjon az SOP rögzítése, mert úgyis mindig jön valami fontosabbnak vélt feladat, ami háttérbe szorítja az SOP elkészítését.

Felhasználás

Ha ismétlődő feladatot csinálsz, akkor nézd meg, hogy van-e arra már SOP-d. Ha nincs, akkor lépj vissza egyet, és rögzítsd. Ha viszont már van, akkor örülhetsz, mert végre beérett az SOP gyümölcse, és sokat fog segíteni a végrehajtásban!

A feladatok elvégzése közben figyelj arra is, hogy ha valami változott, valamit már máshogy kell csinálni, máshol érhető el egy információ, akkor azt frissítsd az SOP-ben is. Ez a kulcsa, hogy legközelebb már a lehető legaktuálisabb folyamatleírást tudd használni.

Remélem, hasznosnak találtad az SOP módszer ismertetését! Egy további nagyon hasznos időmegtakarító módszert szeretnék még említeni. Ez pedig, hogy váltsuk ki szoftverekkel a kézi munkánkat.

Mi a SkyContnál azon dolgozunk, hogy olyan szoftvereket készítsünk, melyekkel a könyvelők automatizálni tudják időrabló feladataikat, így több idejük marad az élet napos oldalára.

Az első ilyen szoftver az ügyfélkapu üzeneteinek automatizált feldolgozását célozza meg. Lementi a pdf-eket a könyvelő számítógépén lévő megfelelő mappába, nyomtatásra előkészíti, valamint külön riaszt a kényes üzenetekről. Mindezt úgy, hogy a könyvelőnek egyet sem kell kattintania! Jól hangzik?