A legtöbb könyvelő napjában van egy furcsán ismerős minta: korai kezdés, egymás után érkező feladatok, váratlan ügyfélhívások, „csak egy gyors kérdés” e-mailek, majd a nap végén az érzés: „rengeteget dolgoztam, mégis alig haladtam.”

Ez nem a te hibád. Ez a rendszertelenség hatása.

A könyvelői munkanap természetéből fakad, hogy sok az apró, megszakított, kézzel végzett mikrofeladat. Ezek összeadva napi 1–2 órát is „elcsipegetnek” észrevétlenül. Ennyi idő alatt viszont el lehetne végezni egy teljes áfa-bevallást, vagy lezárni egy ügyfél havi anyagát.

És az igazi kérdés nem is az, hogy miért veszíted el ezt az időt, hanem az, hogy mi mindenre használhatnád fel, ha visszakapnád.

• Lezárnál egy halogatott projektet?
• Előre dolgoznál a jövő hónapra?
• Végre átnéznéd a belső folyamataid?
• Elmennél időben ebédelni?

De hogyan nyerheted vissza ezt az időt?

A válasz nem (csak) az, hogy többet kell dolgozni. Hanem az, hogy strukturáltabban érdemes gondolkodni.

1. A napod nem akkor kezdődik, amikor leülsz a gép elé

A legtöbben akkor vágnak bele a napba, amikor már „történik valami” – egy e-mail, egy határidőre érkező értesítés, egy telefon. Pedig a produktivitás nem ott kezdődik.

Hanem annál, hogy te határozod meg, mit szeretnél elérni aznap.

Már napi 3 perc tudatos tervezés rengeteget javíthat a nap menetén:

• Mi a legfontosabb feladat mára? (Nem a legsürgősebb!)
• Van bármi, amit csak te tudsz megcsinálni?
• Melyik teendő adna lezárási érzést a nap végén?

2. E-mailek: a nap legnagyobb időtemetői

Az e-mail nem „kommunikáció”. Hanem munka. Minden megnyitott levél egy feladat. Ráadásul a legtöbb nem is sürgős – csak annak érezzük.

Tipp: naponta csak egyszer nézd át a teljes bejövő postafiókod. A nap elején viszont csak a könyvelést érintő, azonnali feladatokat nyisd meg.

• Válaszolj gyorsan, ami 2 percen belül megy
• A többit időzítsd délre / délutánra / holnapra
• A váratlanul beeső leveleket NE kezeld azonnal, ha nem fontosak

Ezzel a szokással naponta 30–45 percet is visszanyerhetsz.

3. Nem tudsz mindent megcsinálni – de eldöntheted, mi maradjon

A produktivitás egyik legnagyobb ellensége az az elvárás, hogy „mindent meg kell csinálni”. Pedig a legtöbb napod végén 1–2 kulcsfeladat elvégzése az, ami igazán számít.

→ Könyvelőknek is fontos megtanulni: mit kell elengedni – és mit érdemes delegálni.

• Amit más is el tud végezni, ne te csináld meg
• Amit nem fontos, ne halogasd: töröld
• Amit át kell szerkesztened, írd le pontosan, és add tovább

Ha csapatban dolgozol, még fontosabb, hogy az elvégzendő feladatok mellett látszódjon: ki a felelős, meddig kell elvégezni, mi a státusz.

Ez egy módszer, amit minden nap gyakorolni lehet.

A rendszeresség nem időpazarlás, hanem nyereség

A nap elején 5 perc tervezés. A végén 2 perc lezárás. Ez nem veszi el az idődet – hanem ad neked. Segít átlátani, lezárni, koncentrálni.

Ehhez hoztunk most egy segédeszközt is.

✅ Töltsd le ingyen a Napi produktivitásnövelő checklistet könyvelőknek

Egy 1 oldalas, nyomtatható vagy digitálisan pipálható segédlet, amit minden nap használhatsz. Rövid, érthető, letisztult – pont, amire reggelente szükséged van.

Használd papíron kinyomtatva, vagy épp online és építsd be a napi rutinodba.

⚡️ Ez az első lépés ahhoz, hogy már holnaptól kevesebb legyen a kapkodás, és több legyen a lezárt, sikeres nap.