Van egy jelenet, amit szinte minden irodavezető ismer.
Átadtál egy feladatot. Visszajöttél. Kiderült, hogy vagy nem úgy csináltuk, ahogy kellett, vagy nem csinálta meg senki, vagy „azt hitték, te intézed”. És a végén mégis te rendeztél el mindent.
Ebből az élményből általában az a következtetés születik, hogy „jobb, ha én csinálom”. És ez a következtetés minden évben kicsit nagyobb szeletet vesz el az idődből.
Miért nem működik a legtöbb delegálás?
Nem azért, mert a kolléga alkalmatlan. Hanem azért, mert a delegálás – ahogyan a legtöbb irodában zajlik – valójában nem delegálás. Informálás.
„Megkértem, hogy csinálja meg” – de leírva nem volt.
„Mondtam, hogy sürgős” – de konkrét határidő nem volt.
„Tudja, mit kell csinálni” – de a szükséges információk nem voltak elérhetők.
Ezek nem emberi hibák. Ezek a szóbeli átadás természetes korlátai. Amit szóban mondunk el, azt mindenki a saját verziójában hallja, és a saját terheltsége szerint értelmezi. Amit leírunk, az egységes marad.
A három feltétel, amitől a delegálás működik
- Leírva, nem csak elmondva
Ami szóban van, az az emlékezettől függ. A beszámolókészítés időszakban az emlékezet terhelés alatt van. Ha a feladat le van írva – pontosan, mit kell csinálni, milyen eredménnyel, milyen információk alapján –, a kolléga akkor is el tudja végezni, ha nem tud megkérdezni senkit.
- Felelős megnevezve, nem csak elvárva
„Majd valaki megnézi” azt jelenti, hogy mindenki azt gondolja, valaki más nézi meg. Felelős az, akinél a feladat van – személyesen, névvel. Nem szerepkörrel, nem csoporttal.
- Határidő jelölve, nem csak „sürgős”
A sürgős relatív. Mindenki mást ért alatta. Az „május 15., 17:00 előtt” nem relatív – és ha más feladat is van, ez alapján lehet priorizálni.
Ha ez a három megvan, a delegálás működik. Ha bármelyik hiányzik, a feladat vagy visszajön hozzád, vagy elveszik.
A rálátás – az, ami az aggódást fölöslegessé teszi
A delegálás másik félelme nem az, hogy a feladat rosszul lesz megcsinálva. Hanem az, hogy nem tudod, mi történik, amíg nem vagy ott.
Ez az, amit rálátásnak nevezünk. Nem beavatkozás – hanem láthatóság.
Ha egy pillantással látható, hogy ki min dolgozik, mi van folyamatban, mi van kész – nincs szükség arra, hogy megkérdezd, visszaellenőrizz, vagy aggódj. Tudod, mi a helyzet, anélkül, hogy te csinálnád.
Ez az az állapot, amikor a delegálás valóban azt jelenti, hogy nem neked kell csinálni.
Hogyan érhető el ez a beszámolókészítés időszak után?
Nem egyszerre, és nem egy héten belül. De két konkrét lépéssel már most el lehet kezdeni:
Az első: vedd végig az időszaki csúcs alatt leggyakrabban visszajövő feladatokat. Mindegyiknél döntsd el: leírható-e úgy, hogy a kolléga ne kelljen, hogy megkérdezzen? Ha igen, írd le.
A második: jelöld meg minden jelenlegi nyílt feladatnál, ki a felelős és mikor kell kész lennie. Nem a tiéd – a kollégáé. Ha valamelyiknél nem jut eszedbe senki, az a feladat az, amellyel először kell foglalkozni.
Heti feladat:
Vedd végig az elmúlt hat hét leggyakoribb megszakítóit – azokat a kérdéseket és hívásokat, amelyeket csak te tudtál megválaszolni. Ezek azok a pontok, ahol az információ ki kell kerüljön a fejedből. Mindegyikhez írj egy mondatot leírásba: mikor, mit, hogyan.
Ha szeretnéd egy helyen látni, ki min dolgozik az irodában, próbáld ki a SkyContot 14 napig ingyen!