„Jó könyvelőt nagyon nehezen találni…” Ezt mondja szinte minden irodavezető, aki növekedési problémákkal küzd.
Ez részben igaz. De van egy másik oldala is, amiről kevesebbet beszélünk: a jó kolléga sem tud fejlődni, ha nincs meg hozzá a rendszer.
Az ördögi kör
Így néz ki a tipikus minta:
Felveszel egy kollégát. Elmagyarázod, mit kell csinálni. Eleinte sok kérdést tesz fel – ez természetes. Aztán egy idő után azt veszed észre, hogy ugyanolyan kérdéseket tesz fel, mint az első héten. Hogy minden kivételes esetben visszajön hozzád. Hogy önállóan nem mer dönteni.
Az ösztönös reakció: „Nem elég jó.” Vagy: „Mást kellene felvenni.”
De mielőtt erre a következtetésre jutsz, nézd meg a rendszert.
Hol van leírva, hogyan kell kezelni az ügyfélkommunikációt? Hol szerepelnek az ügyfélspecifikus tudnivalók? Ha kivételes eset adódik, honnan tudja a kolléga, hogy korábban hogyan kezelted?
Ha ezek nincsenek sehol, a kolléga nem fejlődhet. Nem azért, mert nem akar. Hanem mert nincs miből tanulnia.
A „csak én tudom” mítosz
A legtöbb feladatnál, amelyet az irodavezető „csak én tudom elvégezni” kategóriába sorol, ez valójában nem igaz. Átadható, csak nincs leírva, hogyan.
Ez nem a kolléga korlátja. Ez dokumentációs probléma.
A feladatleírás elkészítése nem egyszeri nagy projekt. Egyetlen feladatnál el lehet kezdeni. Leírod, mi a lépéssor, mi az elvárt kimenet, hol lehet elakadni. Átadod a kollégának. Visszaellenőrzöl. Korrigálsz, ha szükséges.
Ez az első dokumentált feladat, amit a kolléga önállóan elvégez és ez az első lépés a szűk keresztmetszet feloldása felé.
Egy konkrét kiindulópont
Vedd azt a feladatot, amelynél a legtöbbször kérdez a kolléga. Írj hozzá egy másfél oldalas folyamatleírást. Ne törekedj tökéletességre, az első verzió nem lesz hibátlan, de jobb, mint semmi.
Add át. Nézd meg, mi derül ki belőle. Általában két-három körös finomítás után a kolléga önállóan végzi és a kérdések száma drasztikusan csökken.
Ha ez egy feladatnál működik, működik a másodiknál is. Aztán a harmadiknál.
A SkyCont feladatkezelője ebben a folyamatban konkrét segítség: minden feladathoz megnevezett felelős, határidő és leírás kerül, nem emailben, nem fejből, hanem rendszerben. Gyere és próbáld ki a SkyContot 14 napig ingyen!