Van egy egyszerű teszt, ami megmutatja, mennyire kötött az iroda a helyi rendszeréhez.
Kérd meg a kollégádat, hogy holnap otthonról végezze el a szokásos napi munkáját. Minden szoftvert, minden anyagot, minden folyamatot. Nézd meg, mi sikerül és min akad el.
A legtöbb irodában ez a kísérlet hamar megmutatja, hogy a feladatok nagy része elvben bárhonnan elvégezhető lenne, de a valóságban az adatok és az eszközök helyhez vannak kötve.
A függőség nem nyilvánvaló, amíg nem próbálod
A helyi szoftveres működés addig nem okoz feltűnő problémát, amíg mindenki az irodában van és minden rendben megy. A valódi korlát akkor látszik, amikor:
valaki beteg és otthonról kellene belenézni valamibe, de nem tud
az irodavezető nyaralni megy, de mégis elérhető marad, mert a napi áttekintéshez be kell lépni a helyi rendszerbe
egy kolléga egy ügyfél anyagán dolgozik és a másik nem tud hozzányúlni, mert a fájl zárolt
sürgős kérdés jön egy ügyféltől, de az anyag az irodai gépen van
Ezek nem ritka helyzetek. Ezek a hétköznapi működés részei, amelyek kis bosszúságnak tűnnek, de idővel összessége komoly terhet jelent.
Nem a feladat a probléma, hanem ahol az adat van
Ez a különbség fontos, mert megmutatja, hol kell beavatkozni.
Ha valaki azért nem tud otthonról dolgozni, mert a feladat természeténél fogva személyes jelenlétet igényel, azt nem lehet megoldani. De a könyvelési munkák túlnyomó többsége elvégezhető bárhonnan, ha az adatok is elérhetők bárhonnan.
A „miért nem megy otthonról?” kérdésre tehát szinte soha nem az a válasz, hogy nem lehet. Hanem az, hogy az adatok a rossz helyen vannak.
Mit mutat meg az audit?
Ha elvégzed az első feladatot a nagy cikkből és végig járod az iroda tíz leggyakoribb teendőjét, általában két dolog derül ki.
Az első: sokkal több feladat helyhez kötött, mint amire számítottál. Nem azért, mert muszáj, hanem mert így alakult ki.
A második: a helyhez kötöttség szinte mindig egyetlen okra vezethető vissza. Vagy a könyvelőprogram helyi szerveren fut, vagy az ügyfélanyagok helyi gépen vannak tárolva, vagy mindkettő. Ha ez a két pont megoldódik, a lista nagy része automatikusan megszűnik helyhez kötöttnek lenni.
Ha jól jönne egy rendszer, ami összefogja a feladatokat, lecsökkenti a napi megszakításokat, és reggel automatikusan összefoglalja, mi a helyzet, próbáld ki a SkyContot 14 napig ingyen!